We staan (nog eens) in de krant, in de De Tijd met name. Jammer genoeg met een tikfout in onze bedrijfsnaam, maar toch:

Wikipedia vindt meer en meer volgelingen op de werkvloer

Steeds meer bedrijven gebruiken in hun organisatie zogenaamde wiki-software waar medewerkers naar hartenlust hun kennis kunnen delen met collega's. Of hoe de bekende online-encyclopedie Wikipedia zijn volgelingen krijgt in het bedrijfsleven.

Wiki-software is eenvoudige software waarmee computergebruikers een webpagina kunnen aanpassen of verwijderen. De technologie, en eigenlijk ook het hele wiki-concept, werd voor het grote publiek bekend door de online- encyclopedie Wikipedia. Voor zover u het nog niet wist: de populairste encyclopedie is vandaag niet alleen helemaal gratis, maar ook door het publiek zelf geschreven. Iets wat tot voor een paar jaar totaal ondenkbaar was.

Intussen dringt de Wikipedia-gedachte door tot privéondernemingen en overheidsorganisaties. 'Ook daar krijgt het succes van Wikipedia navolging', beweert Steven Noels van het technologiebedrijf Outerthought, dat zelf met Daisy een wiki-toepassing voor bedrijven ontwikkelde. Steeds meer organisaties proberen, volgens hem, hun klassieke, hiërarchische structuren om te vormen tot zichzelf vormende wiki-pagina's op het intranet, een soort van website voor intern gebruik.

'In veel organisaties wordt zo'n wiki vandaag als een normaal gebruiksinstrument aanvaard. Al is het maar om te vermijden dat mensen Office-documenten heen en weer sturen via e-mail', zegt Noels.

Nieuw is de nood voor het beheer en de verdeling van kennis in een organisatie alvast niet. De informaticasector heeft er al lang een term voor: knowledge management of kennisbeheer. Al valt een wiki vooral op door zijn direct en snel karakter. 'Heel veel van de klassieke software voor kennisbeheer brengt de feitelijke informatie in een gesloten Office-document dat gebruikers dan kunnen downloaden. Maar mensen willen vandaag niet meer downloaden, ze willen klikken op een website en gewoon meeschrijven aan de informatie', meent Noels.

De hele wiki-hype geeft het domein van kennisbeheer dus een nieuw elan. 'Wij gebruiken een wiki om met medewerkers wereldwijd informatie over onze concurrenten te delen', verklapt Filip Lecomte, marketingdirecteur bij de IT-dienstenleverancier Fujitsu Services.

Ook concurrent IBM gebruikt al een tijdje een wiki. Zowat 100.000 IBM-werknemers zijn vandaag verbonden met een intern systeem, de Wiki Central, om onder meer productgegevens door te spelen. De jongste jaren heeft IBM het wiki-concept ook geïntegreerd in eigen producten, zoals het mailprogramma Lotus, teneinde het zo aan te bieden voor de IBM-klanten. 'Veel softwareleveranciers voelen zich namelijk ook aangespoord om de functionaliteit in hun eigen software in te bouwen zodat hun klanten ook wiki's kunnen gebruiken', merkt Lecomte op.

VRT

Een wiki-systeem met 100.000 gebruikers is eerder uitzonderlijk. Vaak gaat het om projecten in een eerder afgesloten afdelingen zoals informatica of onderzoek & ontwikkeling. In de IT-afdeling van de openbare omroep VRT kan iedere projectmanager een wiki-website krijgen. Hij of zij is dan zelf verantwoordelijk voor de informatie erop en hoe die georganiseerd wordt.

De jongste maanden komen wel enkele grotere projecten aan de oppervlakte. Zo is er Intellipedia, een gemeenschappelijk wiki-systeem van een twintigtal intelligentiediensten in de Verenigde Staten, om vertrouwelijke informatie met mekaar te delen. Zelfs de Verenigde Naties, niet meteen bekend als innovatief in technologie, werkt met wiki-technologie om de communicatie tussen de ruim 80 VN-kantoren wereldwijd te verbeteren.

Believers

Soms gaat het zelfs om projecten die al dateren van voor de Wikipedia-hype. 'Zelf introduceerde ik, met de hulp van de IT-afdeling, een wiki in ons team van het Centrum voor Onderwijseffectiviteit en -evaluatie aan de Katholieke Universiteit Leuven. Tot op vandaag is die wiki nog steeds in gebruik', vertelt Bartel Volckaert, die er destijds wetenschappelijk medewerker was. 'Deze interne wiki gebruikten we in ons team zowel als handleiding voor praktische zaken, de beschrijving van onze werkprocessen en verslagen van vergaderingen, als voor de beknopte weergave van onderzoeksresultaten van lopende projecten', legt Volckaert uit. 'Dankzij die kennisdeling konden nieuwe medewerkers ook veel makkelijker instappen.'

Ook hier ging het dus om een vrij klein team van vijf tot tien medewerkers, waardoor afspraken over het gebruik relatief makkelijk bij te sturen waren. 'Het was opvallend dat, hoewel iedereen deze wiki geregeld raadpleegde, niet iedereen meteen ook zelf zijn kennisonderdeel actief aanvulde. De inzet van 'wiki-believers' bleek achteraf gezien heel belangrijk om ook de aangroei van de wiki te stimuleren', herinnert Volckaert zich. Net zoals er voor Wikipedia tegenover meer dan 1 miljoen dagelijkse bezoekers wereldwijd ook slechts aan paar duizend auteurs staan, die er regelmatig artikels leveren of ze aanpassen.

Nadelen

Met deze bevindingen worden al meteen enkele wiki-pijnpunten aangeraakt. Sommigen opperen dat het erg democratische karakter van een wiki het hele proces van besluitvorming in een organisatie danig kan vertragen, aangezien beslissingen mogelijk op de lange baan worden geschoven. Bovenal zijn er vaak praktische belemmeringen. Want een wiki is maar zo goed als het engagement van de medewerkers.

'Als je het in je bedrijf introduceert, heb je moderatoren nodig die het geheel opvolgen', weet Filip Lecomte van Fujitsu Services. 'Cruciaal is namelijk dat de informatie op zo'n wiki zowel relevant als actueel is.'

Het aanstellen van dergelijke verantwoordelijken is volgens hem meteen ook een van de grote drempels. Al is het maar omdat iedereen druk bezig is met zijn eigen job, en dat is niet in eerste instantie het modereren van zo'n wiki.

'Mede daarom denk ik dat het wiki-concept nog niet meteen massaal zal doorbreken in het bedrijfsleven, in tegenstelling tot wat er nu in de consumentenwereld gebeurt.' Want het delen van informatie met andere internetgebruikers is vandaag wel al de hoeksteen van het internet. Niet alleen met Wikipedia, maar ook met andere bekende fenomenen als Linux, YouTube, Flickr of MySpace. Allemaal populaire vormen van vrijwillige samenwerking. 'In vergelijking daarmee moet het in veel bedrijven voor wiki dus nog allemaal beginnen', besluit Lecomte.

William Visterin

09:43 - 02/11/2007 
Copyright © Tijd.be